İç Kontrol Sistemi

​

İÇ KONTROL NEDİR.

  • İdarenin  amaçlarına ,belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin
  • Etkili ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesi
  • Varlık ve kaynaklarının korunmasını
  • Muhasebe Kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını
  • Mali bilgi ve Yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere
  • İdare tarafından oluşturulan
  • Organizasyon, yöntem , süreçler ve İç denetimi kapsayan mali ve  diğer kontroller bütünüdür.

     

    NEDEN İÇ KONTROL GEREKLİ
  • İç Kontrol bir amaç değil idareyi hedeflerine ulaştırma amacı taşıyan yönetim aracıdır
  • Mevcut teknolojiler ve kurumsal yapıyı kurum stratejisi ile uyumlu hale getirmek
  •  Tüm birimler arasında bilgi paylaşımı, standardizasyon ve şeffaflık sağlamak 
  •  Katma değersiz faaliyetler ve tekrar eden işlemleri azaltmak
  •  İş süreçlerini hızlandırarak vatandaş memnuniyetini artırmak
  •  Bilgi sistemlerinin geliştirilmesi ile süreçleri otomatikleştirmek
  •  Risklerin tespit edilerek yönetilmesi ile hata ve su istimalleri önlemek
  •  Sürecin sonucunu gösteren performansının izlenmesi ile  güçlü bir yönetim 
  •  Süreçlerle yönetim esasına uygun organizasyonel yapıyı oluşturmak amaçlanmaktadır

     

    İÇ KONTROL SİSTEMİN TEMEL AYAKLARI

     
  • Uyum Eylem Planı   (Temel Yapı Taşları)
  • Süreç Yönetimi       ( Standart İş ,Etkin Verimli Yönetim)
  • Risk Yönetimi         ( Muhtemel Sorunlara Karşı Önlem)

     

     

    KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI  BİLEŞENİ

     

1.   KONTROL ORTAMI BİLEŞENİ

  • Tanımı: İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir

     

2.   RİSK DEĞERLENDİRME BİLEŞENİ:

  • Tanımı:  Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir

     

3.   KONTROL FAALİYETLERİ BİLEŞENİ

  • Tanımı: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır.

4.   BİLGİ VE İLETİŞİM BİLEŞENİ:

  • Tanımı İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir

5.   İZLEME BİLEŞENİ:

  1. Tanımı İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir.

 

 

 

İÇ KONTROL SİSTEMİN  AMACI VE SORUMLULUKLARI

         AMACI

  • 5018 Sayılı Kanunla Kamu Yönetim Sistemine dahil olan
  • Kamu Kaynaklarının İdarenin amaçlarına uygun olarak etkin ,ekonomik ve verimli Kullanılması
  • Mevzuata uygunluğun Sağlanması.
  • Zamanında ve güvenilir bilgi Üretilmesi
  • Varlıkların Korunması, yolsuzluk ve usulsüzlüklerin önlenmesi konularında
  • Yeterli ve makul güvence sağlamak üzere kurulması zorunlu kılınan bir yönetim aracıdır.
  • İç Kontrol; bir amaç değil, idareyi hedeflerine ulaştırma amacı taşıyan yönetim aracıdır.

     

     

    SİSTEMİN AKTÖRLERİ VE SORUMLULUKLAR

 

  • Üst Yöneticiler                             (Bakan yardımcısı: Sistemin Kurulması, İşletilmesi ve izlenmesinde sorumludur)
  • Harcama Yetkilileri                       (İKS 'ni kurmakla iç ve dış denetim (Sayıştay)esnasında sorumludur
  • Mali Hizmetler Birimleri (SGB) (İKS 'ni kurulmasında harcama birimlerine teknik destek ve koordinasyonu sağlamak
  • Muhasebe Yetkilileri (Muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur.
  • İç  Denetçiler    (İç kontrol sisteminin yeterliliği, etkinliği ve işleyişi ile ilgili olarak yönetime bilgi sağlamak, değerlendirme yapmak ve önerilerde bulunmaktan sorumludur
  • Tüm Çalışanlar    ( Kurum ' da çalışan tüm personel sorumludur

     
  • İç Kontrol Sisteminden Hangi Birim Sorumludur.
  • Bakanlığımız Merkez ve  Taşra Birimleri Çalışma Usul ve Esasları Yönergesi ile İç Kontrol Sisteminin oluşturulması ve uygulanması koordinasyon görevi merkez birimlerinde İdari İşler ve Koordinasyon Daire Başkanlıklarına, taşra birimlerinde ise İdari Mali İşler Şube Müdürlüklerine verilmiştir.
  • İKS kurulduktan sonra proje ekibi tamamen dağılmamalı sistemden sorumlu bir çekirdek ekip kalmalıdır. (2 ya da 3 kişi) Sistemin yılda en az bir kez değerlendirilmesi çalışmalarında proje ekibi tekrar toplanmalıdır.

 

 

İÇ KONTROLUN STANDARTLARI  BİLEŞENİN ADIMLARI

  1. Proje ve Risk  Ekibinin Kurulması ve Onaylanması ve Eğitimler
  2. Mevcut Durumun  AnaliziTespiti 
  3. Etik Sözleşmesi ve Kuralları
  4. İş Analizlerinin  Değerlendirilmesi
  5. İş Süreçleri ve İş Akışları Çizilmesi
  6. Organizasyon  Şemaları Çizilmesi
  7. Birimlerin Görev ve Sorumlulukları
  8. İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri
  9. İç Hareketlilik Analizi Tablosu
  10. Görev Envanteri Tablosu
  11. Eğitim Deneyim Tablosu
  12. Hizmet Standartları Tablosu
  13. Yetki Devri Formu
  14. Hassas Görevler Tablosu
  15. Riskler
  16. Bakanlık Uyum Eylem Planı ( UEP)
  17. Bakanlık Soru İzleme Formu
  18. İç Kontrol Sistemin Mevzuatı
  19. Formlar
  20. Talimatlar
  21. İç Kontrol Bilgilendirme Toplantıları

 

                                         İÇ KONTROLUN TANIMLAYACI ÖZELİKLERİ

  • İç kontrol, belli noktalarda, belli alanlarda ve belli zamanlarda değil; idarenin tüm faaliyetlerini kapsayan devamlılık esasına dayanan tamamlayıcı bir süreçtir
  • İç kontrol bir amaç değil, idareyi hedeflerine ulaştırma amacı taşıyan bir yönetim aracıdır.
  • Hedefleri belirlemez. Belirlenmiş hedeflere ulaşabilmek için makul bir güvence sağlar. Hiçbir zaman kesin güvence vermez.
  • İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.
  • Risk esasına dayanır. Riskleri karşılamak için makul bir güvencedir.
  • İç kontrol sadece ön mali kontrol değildir.

     

İç Kontrol Sistemine İlişkin Mevzuat

 

  1. 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik,
  2. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik,
  3. İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik,
  4. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği,
  5. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi

     

     

     

     

İç kontrolün temel ilkeleri

 

  1. İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.

     
  2. İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır.

     
  3. İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar.

     
  4. İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar.

     
  5. İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler

     

    belirlenir.

     

İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır

Kontrol yetkisi

 

 Malî hizmetler biriminde ön malî kontrol yetkisi malî hizmetler birimi yöneticisine aittir. Kontrol sonucunda düzenlenen yazılı görüş ve kontrol  işleri malî hizmetler birimi yöneticisi tarafından imzalanır. Malî hizmetler birimi yöneticisi, bu yetkisini sınırlarını açıkça belirtmek şartıyla yazılı olarak yardımcısına veya birimin iç kontrol alt birim yöneticisine devredebilir. Malî hizmetler birimi yöneticisinin harcama yetkilisi olması durumunda ön malî kontrol görevi, iç kontrol alt birim yöneticisi tarafından yürütülür.

 

Malî hizmetler biriminin ön malî kontrolüne tâbi malî karar ve işlemlerin kontrolü, birimin iç kontrol alt birimi tarafından yerine getirilir.

 

Harcama birimlerinde ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol görevi, ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlisi tarafından yerine getirilir.

  • İç Kontrol Sistemini Kurmazsak Sonuçları Ne Olur?
  • İç Kontrol Sistemi kurulmazsa idareye yasalarla verilmiş bir görev yerine getirilmemiş olunur. Birimlerin İç Kontrol Sistemini kurmuyorum diye bir yetkisi bulunmamaktadır. Birimlerimizin İç Kontrol Sistemi ile ilgili İç Denetim ve Sayıştay Denetimlerinde bunun neden kurulmadığı sorgulanacaktır. Ayrıca birim yöneticileri tarafından Faaliyet Raporlarında verilen İç Kontrol Güvence Beyanı olmayan bir sistem hakkında güvence beyanı vermiş olacaktır ki bu da mevzuat hükümlerine aykırılık teşkil edecektir.

     

    İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI

 

  • Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri her yıl
  • İş ve işlemlerinin amaçlara,
  • İyi malî yönetim ilkelerine,
  • Kontrol düzenlemelerine ve mevzuata, uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren 

    İç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler

     

İÇ KONTROL STANDARTLARI  VE UYUM  EYLEM PLANINA GÖRE  BİRİMİZ  TARAFINDAN YAPILAN  ÇALIŞMALAR

 

1.     Tüm Birimlerin Organizasyon Şemaları  İKS Ekibi tarafından yılda 2 defa  gözden geçirilerek  güncellenmektedir.

       Tanımı:  Kuruluşların üst yönetimden başlayarak bir kuruluşta kimin kime bağlı olarak çalıştığını hiyerarşiyi gösterir şematik görsel ifadelerdir.

2.     Tüm Birimlerin İş Tanımları ve Gerekleri Belgesi İKS Ekibi tarafından  yılda 2 defa gözden geçirilerek

güncellenmektedir

  Tanımı:  Bir işin kapsamı içine giren fiil ve işlemlerin, sorumluluk ve görevleri, çalışma koşullarının yazılı olarak açıklanmasıdır. 

3.     Tüm Birimlerin İş Süreçleri ve Akışları  İKS Ekibi tarafından  yılda 2 defa gözden geçirilerek güncellenmektedir

  Tanımı:  İş süreçleri yönetimini bir organizasyonun tüm süreçlerinin modellendiği, kontrol edildiği ve izlendiği bir yol olarak tanımlanır

4.     Tüm Birimlerin Görev Envanteri Tablosu  İKS Ekibi tarafından yılda 2 defa gözden geçirilerek güncellenmektedir

  Tanımı:   Bir personelin iş tanımlarına göre  görev  ve sorumlulukları  çerçevesinde yürüttükleri iş ve işlemlerdir.

5.     Tüm Birimlerin Hassas Görevler Tablosu  İKS Ekibi tarafından yılda 2 defa gözden geçirilerek güncellenmektedir.

Tanımı:   Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren, zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren ve kaynakların etkin kullanımını sağlayan kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir

6.     Tüm Birimlerin İç Hareketlilik ve Analizi  İKS Ekibi tarafından yılda 2 defa gözden geçirilerek güncellenmektedir

 Tanımı:   Gelecekte duyulabilecek çalışan ihtiyacını ve bu çalışanların ihtiyacını saptayarak insan kaynakları planlamasına yardımcı olmak.

7.     Tüm Birimlerin Hizmet Standartları Tablosu  İKS Ekibi tarafından yılda 2 defa gözden geçirilerek güncellenmektedir

Tanımı : Kamu Kurum ve kuruluşlarının doğrudan vatandaşa sundukları  kamu hizmetlerinin, bu hizmetlere başvuru için istedikleri başvuru belgelerinin eksiksiz ve başvuru durumunda hizmetin en geç tamamlama sürelerini belirtir.

8.     Tüm Birim personellerin Eğitim Deneyim Tablosu güncellenmiştir.

Tanımı:  Kamu Kurumlarında bir personelin iş görev unvanına Eğitim Düzeyi  ve iş deneyimini gösteren tablodur.

9.     Tüm Birimlerin Riskleri İKS ve Risk  Ekibi tarafından yılda 1 defa gözden geçirilerek güncellenmektedir

Tanımı  Bakanlığın kuruluş amaçları ile stratejik amaç ve hedeflerine ulaşmasına ve görevlerinin ifasına engel olabilecek veya beklenmeyen zararlara yol açabilecek durum ya da olaylardır.

10. Yılda 2 dönem halinde  Bakanlığımız Strateji Başkanlığımıza gönderilmek üzere Uyum Eylem Planı (UEP)ve Soru İzleme formları Güncellenerek gönderilmektedir.

Tanımı  Kurumun İç Kontrolün mevzuatta belirlenen gereklerine Uyum durumunu tespit etmek uyum için plan döneminde hangi eylemlerin ne zaman hangi birimler tarafından gerçekleştirileceğini belirlemek ve ulaşmayı hedeflediği çıktıları planlamak için periyodik olarak hazırlanan bir plandır

11. Tüm Personel ve Yöneticilerin Uyması gereken Kurum Etik Davranış Kuraları belirlenmiş ve güncellenmiştir.

Tanımı Kamu görevlileri, kamu hizmetlerinin yerine getirilmesinde; sürekli gelişimi, katılımcılığı, saydamlığı, tarafsızlığı, dürüstlüğü, kamu yararını gözetmeyi, hesap verebilirliği, öngörülebilirliği, hizmette yerindeliğini ve beyana güveni esas almasıdır..

12. Yılda 1 defa olmak üzere İKS faaliyetlerini yürütmek için İKS Proje ve Risk Ekibi  kurulmuş ve  güncellenmiştir.

13. Yılda  beli periyotlarla İKS Ekibi ve tüm personellere İKS  Faaliyetlerine İlişkin Farkındalık ve Bilgilendirme Toplantıları Yapılmaktadır.

14. Yıl Sonunda İKS Faaliyetlere ilişkin İş Analizi ve değerlendirme sonucu  yapılmaktadır.

15. Yukarıda belirtilen maddelerin her yıl  gözden geçirilerek ve güncellenerek yapılmaktadır.

 

İÇ KONTROL BİRİMİ


​

YÖNETİME YÖNELİK ETİK DAVRANIŞ KURALLARI

 

1.Faaliyetlerde ve kararlarda katılımcı bir yaklaşım izlenir.

2.Çıkar çatışmaları, kişisel ve özel menfaatler önlenir.

3. Emek ve bilgi sahibinin haklarına saygı duyulur.

4. Başarılı çalışmalar takdir edilir.

5. Yöneticiler personele yaptıkları işlerde destek verir ve sorumluluğunu paylaşır.

6. Faaliyetlere ve hizmetlere katkı sağlamayan personele ilişkin her türlü yapıcı önlem alınır.

7. Cezalar kişiye özeldir, genele yayılmaz.

8. Kurumumuz tüm paydaşları ile iyi ilişkiler kurar.

9. Yönetimde tarafsızlık ilkesi ve adil yaklaşım esastır.

10. Kararların tarafsız ve bağımsız alınması sağlanır.

11. Çalışanlar niteliklerine uygun işlerde çalıştırılırlar.

12. İş güvenliği ve işçi sağlığına azami özen gösterilir


ÇALIŞANLARA YÖNELİK ETİK DAVRANIŞ KURALLARI

 

1. Personel kendi sorumluluklarını bilir ve gereğini zamanında hakkıyla yerine getirir.

2. Mesai kavramına azami özen gösterilir.

3. Çalışanlar arasındaki ilişkilerde iyi niyet esastır.

4. Yöneticiler ve çalışanlar birbirlerine güvenir.

5. Çalışanlar birbirleriyle işbirliğine ve bilgi paylaşımına açıktır.

6. Her kademedeki çalışanın düşüncelerinin ve sorunlarının rahatça söylenebildiği ve dikkate alındığı bir ortam vardır.

7. Yöneticiler ve çalışanlar birbirlerini sonuna kadar dinler.

8. Çalışanlar hiyerarşik kademeleri izleyerek gerektiğinde en üst kademe ile iletişim kurabilir.

9. Çalışanlara önyargılı yaklaşılmaz ve kendini ifade edebilme ve gösterebilme fırsatı verilir.

10. Çalışanların yanlışlıklarını ve eksikliklerini düzeltmeleri konusunda yapıcı yaklaşım gösterilir.

11. Çalışanların eşit şartlarda kişisel/mesleki gelişimi ve eğitimi teşvik edilir.

12. Motivasyon artırıcı çalışmalar yapılır.

13. Çalışanların performansı ödüllendirilir.

14. Çalışanlar kişisel çıkarları için diğer çalışanların zarar göreceği davranışlarda bulunmazlar.

15. Personele kurum için değerli ve önemli olduğu hissettirilir.

16. Personel sunulan imkânlardan adil bir şekilde yararlandırılır.

17. Personelin sağlığının fizyolojik ve psikolojik olarak olumsuz etkilenmemesi sağlanır.

18. Çalışanlara yönelik sosyal etkinliklere önem verilir.

19. Doğruluk ve dürüstlük esastır.

20. Dedikodulara itibar edilmez.

21. Gereksiz izin alınmaz. 


FAALİYETLERE YÖNELİK ETİK DAVRANIŞ KURALLARI

 

1. Hak ve hukuka uyum esastır.

2. Ayrımcılık (cinsiyet, dil, din, ırk, mezhep vb.) yapılmaz.

3. Özel hayata ve kişisel tercihlere saygı duyulur.

4. Faaliyetlerde devamlılık ve güncellik gözetilir.

5. İlişkilerde insan sevgisi, nezaket ve saygı esastır.

6. Yetki ve sorumluluklar, iş tanımları ve iş dağılımları yoruma açık olmayacak şekilde tutarlı, açık ve yazılıdır.

7. Hesap verebilirlik, hesap sora bilirliğin ön koşuludur


​Kamu hizmetinin her türlü özel çıkarın üzerinde olduğu ve kamu görevlisinin halkın hizmetinde bulunduğu bilinç ve anlayışıyla;

    * Halkın günlük yaşamını kolaylaştırmak, ihtiyaçlarını en etkin, hızlı ve verimli biçimde karşılamak, hizmet kalitesini yükseltmek ve toplumun memnuniyetini artırmak için çalışmayı,

    * Görevimi insan haklarına saygı, saydamlık, katılımcılık, dürüstlük, hesap verebilirlik, kamu yararını gözetme ve hukukun üstünlüğü ilkeleri doğrultusunda yerine getirmeyi,

    * Dil, din, felsefi inanç, siyasi düşünce, ırk, yaş, bedensel engelli ve cinsiyet ayrımı yapmadan, fırsat eşitliğini engelleyici davranış ve uygulamalara meydan vermeden tarafsızlık içerisinde hizmet gereklerine uygun davranmayı,

    * Görevimi, görevle ilişkisi bulunan hiçbir gerçek veya tüzel kişiden hediye almadan, maddi ve manevi fayda veya bu nitelikte herhangi bir çıkar sağlamadan, herhangi bir özel menfaat beklentisi içinde olmadan yerine getirmeyi,

    * Kamu malları ve kaynaklarını kamusal amaçlar ve hizmet gerekleri dışında kullanmamayı ve kullandırmamayı, bu mal ve kaynakları israf etmemeyi,

    * Kişilerin dilekçe, bilgi edinme, şikayet ve dava açma haklarına saygılı davranmayı, hizmetten yararlananlara, çalışma arkadaşlarıma ve diğer muhataplarıma karşı ilgili, nazik, ölçülü ve saygılı hareket etmeyi,

    * Kamu Görevlileri Etik Kurulunca hazırlanan yönetmeliklerle belirlenen etik davranış ilke ve değerlerine bağlı olarak görev yapmayı ve hizmet sunmayı taahhüt ederim.